Ekonomiförvaltning och löneutbetalning

Ekonomiförvaltningsteamet sköter HUCS-institutets försäljningsfakturering, hanteringen av leverantörsfakturor, utbetalningen av löner och arvoden samt bokföringen.

Ekonomiförvaltningstjänster för forskningsprojekt

Lön/arvoden som utbetalas till arbetstagare och arbetsgivarutgifter
  • HUCS-institutet är en privat arbetsgivare, och i dess anställningar iakttas Kollektivavtalet för den privata socialservicebranschen som ingåtts mellan Terveyspalvelualan liitto och Hälso- och socialvårdens förhandlingsorganisation TSN rf.
  • Den uppgiftsspecifika lönen fastställs enligt TES. Forskaren kan själv tillsammans med arbetstagaren avtala om en så kallad personlig lönedel. Semestern bestäms enligt semesterlagen och pensionsrätten enligt lagen om pension för arbetstagare.
  • HUCS-institutet Ab är arbetsgivare för hela forskargruppen när det vid HNS bedrivs forskning med extern (företags) finansiering. De forskargruppmedlemmar som är anställda av HNS får automatiskt ett bisysslotillstånd när forskningstillstånd beviljas. HUCS-institutet betalar till de anställda en ersättning för utfört arbete i form av lön eller arvode i enlighet med en kostnadskalkyl. Forskaren avtalar med HUCS-institutets forskningssamordnare och forskargruppens medlemmar om de arvoden som ska utbetalas.
  • När budgeten görs upp räknar forskningssamordnaren ut förutom de ovan nämnda lönerna/arvodena också arbetsgivarens lagstadgade personalbikostnader (26 procent) som ska betalas samt vid uträkningen av lönerna också semesterersättningarna (totalt 42 procent) samt kollektivavtalsförhöjningarna.

  Behandlingen av leverantörsfakturor
  • Forskaren godkänner elektroniskt alla fakturor som anknyter till forskningen. I forskning som ges i uppdrag av läkemedelsindustrin kan forskaren endast godkänna fakturor som hänför sig till den aktuella forskningen. Fakturorna skannas efter behov in av ekonomiteamet och skickas genom HNS e-post till den ansvariga forskaren för godkännande. Vid köp av varor eller tjänster ska faktureringsadressen vara HUCS-institutet Ab, PB 700, 00029 HNS eller nätfakturaadressen 003708729672, Operatör Basware Abp, Förmedlarens kod BAWCFI22. Som referens antecknas det aktuella forskningsavtalets nummer. Leveransadressen för varor kan väljas av forskaren.
  • Ytterligare information:  
    stipendiesamordnare Merja Kuvaja, tfn 471 71707, ext-merja.kuvaja (at) hus.fi

Rapportering till den ansvariga forskaren
  • Ekonomiteamet skickar var tredje månad till forskaren en rapport som visar intäkterna och kostnaderna för forskningen, forskningssaldot och forskningshändelserna från årets början. Av rapporten framgår inte de framtida så kallade bundna kostnaderna, till exempel månadslönerna. Det är bra att jämföra siffrorna i rapporten med budgeten och de förverkligade forskningsbesöken.
  • Den som gett forskningen i uppdrag ger HUCS-institutet ett undertecknat meddelande om att en forskning avslutats.
  • Inom 2 år efter att en forskning avslutats har forskaren rätt att använda eventuellt resterande saldo för att täcka kostnader för finslipning av forskningen.
  • Forskaren ska använda eventuellt resterande pengar i ett projekt så snart som möjligt efter att forskningen avslutats. Resterande pengar tas ut i form av arvode/lön eller också, i det fall att de används för något annat än löneutbetalning eller andra budgeterade utgifter, ska det för dessa ges ett förslag som sänds per e-post till HUCS-institutet Ab:s verkställande direktör Juha Aarvala, ext-juha.aarvala (at) hus.fi.
  • Efter avslutad forskning skickar ekonomiteamet forskaren information om projektets alla inkomster och utgifter.
  • Ytterligare information:
    bokförare Maarit Pilviniemi, tfn 471 71775 / 040 577 3855, maarit.pilviniemi (at) hus.fi eller
    ekonomichef Ilkka Talvio, tfn 471 71706 / 050 301 0394, ext-ilkka.talvio (at) hus.fi

Fakturering från beställaren/en extern finansiär
  • När ett forskningsavtal har undertecknats fakturerar ekonomiteamet beställaren/den externa finansiären ett avtalsvillkorsenligt arvode för att sätta igång forskningen. De följande raterna faktureras i enlighet med avtalet.
  • Ytterligare information:
    ekonomisekreterare Laura Kostamo, tfn 471 71708, HYKSinstituutti (at) hus.fi

Taloushallinnon tiimi

Anställningsavtal
  • Anställningsavtalen ingås centraliserat hos HUCS-institutet på basis av forskarens meddelande. Anställningsavtalen bereds av personalsekreteraren som ska tillsändas en ifylld personuppgiftsblankett, uppgifter om anställningens längd, den kollektivavtalsenliga uppgiftsspecifika lönen samt den personliga lönedelen som fastställs av forskaren och skattekortet.
  • De anställningsavtalsenliga lönerna utbetalas från HUCS-institutet en gång per månad den sista bankdagen.

Labra

 

 Arvoden
  • Forskaren avtalar direkt med forskargruppens medlemmar om de arvoden som ska utbetalas inom gränsen för budgeten som gjorts upp med HUCS-institutet. I fråga om arvodena sänds en ifylld och av forskaren undertecknad arvodesspecifikationsblankett, inklusive skattekortet, till personalsekreterare Jaana Vanhanen, PB 700, 00029 HNS.
  • Arvodena utbetalas två gånger per månad, den femtonde och sista dagen.
  • Blanketter: Henkilötietolomake, Palkkiolaskulomake
  • Ytterligare information:
    Personalsekreterare Jaana Vanhanen, tfn 471 71993, jaana.vanhanen (at) hus.fi
Utbetalning av arvode genom applikationen Tutkijan työpöytä
  • I största delen av forskningsprojekten kan man använda den elektroniska arvodesspecifikationsblanketten i applikationen Forskarens arbetsbord. I vissa forskningsprojekt kan utbetalningen av arvoden automatiseras, om man tillämpar en besöksbaserad elektronisk budget.
  • Ytterligare information: