Taloushallinto ja palkanmaksu

Taloushallintotiimi huolehtii HYKS-instituutin myyntilaskutuksesta, ostolaskujen
käsittelystä, palkkojen ja palkkioiden maksuista sekä kirjanpidosta.

Taloushallintopalvelut tutkimusprojektille

 

Työntekijälle maksettava palkka / palkkiot ja työnantajan kulut
HYKS-instituutti Oy on yksityinen työnantaja ja sen työsuhteessa noudatetaan
Terveyspalvelualan liiton ja Terveys- ja Sosiaalialan Neuvottelujärjestön TSN ry:n
solmimaa Terveyspalvelualan Työehtosopimusta.

 

  • Tehtäväkohtainen palkka määräytyy TESin mukaan. Tutkija voi itse sopia työntekijän kanssa ns. henkilökohtaisen palkanosan. Vuosiloma määräytyy vuosilomalain ja työehtosopimuksen mukaan, lomaraha määräytyy työehtosopimuksen mukaan. Terveyspalvelualan työehtosopimus ei tunne säästövapaata. Eläkeoikeus  määräytyy työeläkelain mukaan.
  • HYKS-instituutti Oy toimii koko tutkimusryhmän työnantajana, kun HUSissa tehdään tutkimusta ulkopuolisella (yritys-) rahoituksella. HUSin palvelussuhteessa olevat tutkimusryhmän jäsenet saavat automaattisesti sivutoimiluvan tutkimuslupaa myönnettäessä. HYKS-instituutti maksaa työntekijöille korvauksen tehdystä työstä palkan tai palkkion muodossa kustannusarvion mukaisesti. Palkkioista tutkija sopii HYKS-instituutin tutkimuspalvelukoordinaattorin ja tutkimusryhmän jäsenten kanssa.
  • Tutkimuspalvelukoordinaattori laskee budjettia rakentaessaan em. palkkojen/palkkioiden lisäksi maksettavat työnantajan lakisääteiset henkilösivukustannukset (26%) sekä palkkoja laskettaessa myös lomakorvaukset (yhteensä 42%) sekä mahdolliset TES korotukset.

Ostolaskujen käsittely
  • Tutkija hyväksyy kaikki tutkimuksen laskut sähköisesti. Lääketeollisuuden toimeksiantotutkimuksissa tutkija voi hyväksyä vain kyseiseen tutkimukseen kuuluvia laskuja. Laskut skannataan tarvittaessa taloustiimin toimesta ja lähetetään vastuututkijan HUS -sähköpostiin hyväksyttäväksi.
  • Tavaraa tai palvelua ostettaessa laskutusosoitteena on oltava
    • HYKS-instituutti Oy, PL 700, 00029 HUS tai
    • Verkkolaskutus:
      Verkkolaskuosoite 003708729672
      Operaattori Basware Oyj
      Välittäjän tunnus BAWCFI22
    • Viitteeksi merkitään kyseisen tutkimussopimuksen projektinumero. Tavaran toimitusosoite voi olla tutkijan haluama osoite.
  • Lisätiedot: 
    Taloussihteerit, puh. 471 71707, ostolaskut.hyksinstituutti (at) hus.fi

Raportointi vastuututkijalle
  • Tutkija voi tarkistaa omien tutkimustensa taloustilanteet HYKS-instituutin raportointiohjelmassa (HiRo / linkki), missä näkyy tutkimuksen tuotot, kulut ja tutkimuksen saldo sekä tutkimuksen tapahtumat tutkimuksen alusta alkaen. Raportista ei näy tulevaisuuden ns. sidotut kulut esim. kuukausipalkat. Raportin lukuja on hyvä verrata budjettiin ja toteutuneisiin tutkimuskäynteihin.
  • Tutkimuksen toimeksiantaja antaa HYKS-instituutille allekirjoitetun ilmoituksen tutkimuksen päättymisestä.
  • Tutkijalla on 2 v tutkimuksen päättymisestä aikaa käyttää mahdollinen jäljelle jäänyt saldo tutkimuksen viimeistelykustannuksiin.
  • Jos projektille on jäänyt rahaa, on tutkijan käytettävä se mahdollisimman pian tutkimuksen päättymisen jälkeen. Jäljelle jäänyt raha nostetaan palkkiona / palkkana tai jos sitä käytetään muuhun kuin palkanmaksuun tai muihin budjetoituihin kuluihin, tulee siitä tehdä esitys sähköpostilla HYKS-instituutti Oy:n toimitusjohtaja Juha Aarvalalle, ext-juha.aarvala (at) hus.fi.
  • Tutkimuksen päätyttyä taloustiimi lähettää tutkijalle tiedon kaikista projektin tuloista ja menoista.
  • Lisätiedot:
    Talouspäällikkö, Minna Aromäki
    puh. 471 71706 / 050 359 6940
    ext-minna.aromaki (at) hus.fi
Laskutus tilaajalta / ulkopuoliselta rahoittajalta
  • Tutkimussopimuksen allekirjoittamisen jälkeen taloustiimi laskuttaa tilaajalta / ulkopuoliselta rahoittajalta sopimusehtojen mukaisen palkkion tutkimuksen käynnistämiseksi. Seuraavat erät laskutetaan sopimuksen mukaisesti.
  • Lisätiedot:
    Taloussihteeri, puh 471 71708, HYKSinstituutti (at) hus.fi

Työntekijöiden vakuutus
  • HYKS-instituutti on vakuuttanut työntekijänsä työtapaturmien ja ammattitautien varalta If Vahinkovakuutus yhtiössä.
  • Vahingon sattuessa ilmoita asiasta mahdollisimman nopeasti työnantajallesi ja pyydä vakuutustodistus. Esitä todistus hoitolaitoksessa niin saat tapaturman aiheuttaman sairaanhoidon maksutta.
  • HYKS-instituutin työtapaturma- ja ammattitautiasiat hoitaa:
    Talouspäällikkö Minna Aromäki, puh 471 71706, ext-minna.aromaki (at) hus.fi

 

Lomakkeet

 

 

Työsopimukset
  • Työsopimukset tehdään keskitetysti HYKS-instituutissa tutkijan ilmoituksen perusteella. Työsopimukset valmistelee henkilöstösihteeri.
  • Päätutkijan tulee toimittaa henkilöstösihteerille palkansaajasta seuraavat tiedot / dokumentit:
    • täytetty henkilötietolomake
    • tehtävänimeke
    • työsuhteen pituus
    • työsuhdetta vastaava 100 % palkka ja kyseisen työsuhteen prosenttimäärä (esim. 50%)
    • verokortti
  • Lisäksi tarvitaan
    • HYKS-Instituutin projektinumero, mistä palkka maksetaan
    • lomaoikeuden määrittämistä varten kopiot työntekijän työtodistuksista ja tutkinnoista
  • Työsopimusten mukaiset kuukausipalkat maksetaan HYKS-instituutissa kerran kuussa kuukauden viimeisenä pankkipäivänä.
Sairaspoissaolot
  • Riippumatta työsopimuksen tuntimäärästä tai kestosta, kaikki sairaspoissaolopäivät tulee ilmoittaa päätutkijan allekirjoittamalla sairaspoissaololomakkeella. Lisäksi liitteenä on oltava terveydenhoitajan tai lääkärin todistus, kun sairasloma ylittää 3 pv. Myös lomalla sairastumisesta tulee ilmoittaa heti.
Muut poissaolot
  • Päätutkijan tulee ilmoittaa kaikki tutkimuksen työntekijän vuosilomat ja muut poissaolot riippumatta työsopimuksen tuntimäärästä ja kestosta.
Palkkiot
  • Tutkija sopii suoraan tutkimusryhmän jäsenten kanssa maksettavat palkkiot HYKS-instituutin kanssa tehdyn budjetin rajoissa. Palkkioiden osalta toimitetaan täytetty ja tutkijan allekirjoittama palkkiolaskulomake verokortin kera henkilöstösihteerille: HYKS-instituutti palkat, PL 700, 00029 HUS.
  • Apurahaprojekteissa palkkion maksulomake tulee toimittaa ostoreskontraan, ostolaskut.hyksinstituutti (at) hus.fi tai PL 700, 00029 HUS
  • Palkkiot maksetaan 2 kertaa kuussa; 15. ja viimeinen päivä.
  • Lisätiedot:
    henkilöstösihteeri, puh. 471 71993, palkat.hyksinstituutti (at) hus.fi
Palkkion maksu Tutkijan työpöytä -sovelluksen kautta
  • Useimmissa tutkimusprojekteissa (ei apurahaprojektit) on mahdollisuus käyttää Tutkijan työpöytä -sovelluksen sähköistä palkkiolasku -lomaketta. Joissakin tutkimusprojekteissa palkkioiden maksu voidaan automatisoida, kun käytössä on käyntiperusteinen sähköinen budjetti.
  • Lisätiedot:
    HUSin ohjeet tai HYKS-instituutin tutkimuspalvelukoordinaattorit