Stipendieförvaltning

Enligt HNS anvisningar ska HUCS-institutet förvalta stipendier för undersökningar där en forskare för sin forskning använder HNS patienter och/eller HNS lokaler/resurser. Detta gäller stipendier som beviljats av externa stiftelser. Stipendier beviljade av Finlands Akademi eller universitetet förvaltas inte av HUCS-institutet.

I början av en anställning ingår HUCS-institutet och forskaren ett avtal om hur ett stipendium ska förvaltas. HUCS-institutet förbinder sig i fråga om ett stipendium att sköta bokföringen och penningrörelsen i enlighet med HNS allmänna cirkulär 22/2000 och 9/2001. HUCS-institutet är skyldigt att av ett stipendium uppbära en andel för allmänna kostnader på 10 procent för HNS verksamhetsområde. Denna andel redovisar HUCS-institutet till resultatenheten där forskningen genomförs. För sin egen stipendietjänst debiterar HUCS-institutet att tjänstearvode på 5 procent.

Ett stipendium är forskarens personliga pengar och användningen av stipendiet bestäms av forskaren inom gränserna för stipendiebeviljarens beslut om beviljande. Då det gäller stipendieforskning bereder HUCS-institutet vid anställning av forskargruppen anställningsavtalen för forskaren, sköter bokföringen och lämnar de lagstadgade anmälningarna till myndigheterna. När en forskare anställer forskningspersonal är forskaren arbetsgivare för medlemmarna i sin egen forskargrupp. Penningrörelsen som hänför sig till forskarens projekt sköts av HUCS-institutet. Forskaren får kvartalsvis eller på begäran en stipendierapport om projekttransaktionerna.

För avtalet som i början av anställningen ingås mellan HUCS-institutet och forskaren ska följande sändas från HUCS-institutet till stipendiesamordnaren:

• Stiftelsens brev om beviljande av ett stipendium för forskaren
• Hela namnet på forskningen som genomförs med stöd av stipendiet
• Beloppet av stipendiet som förvaltas av HUCS-institutet

Ett tjänsteavtal mellan HUCS-institutet och en forskare är tidsbestämt. Ett avtal behöver inte förnyas, om forskarens stipendium förlängs för samma forskning och av samma stipendiebeviljare. Det räcker att forskaren informerar HUCS-institutets stipendiesamordnare om stipendiet. Forskaren begär att stipendiebeviljaren överför det beviljade stipendiet till HUCS-institutets konto. Som referens används det gällande avtalsnumret.

Stipendiesamordnaren svarar på frågor som gäller stipendier, till exempel

• utbetalning av stipendier till medlemmar i en forskargrupp
• anställningsfrågor
• utbetalning av löner och arvoden
• forskningsprojektets leverantörsfakturor
• saldon, rapporter

Blanketter som behövs: personuppgifts-, arvodesspecifikations-, stipendie- och reseräkningsblanketter

Närmare information:
stipendiesamordnare Merja Kuvaja, tfn 09 471 71707, ext-merja.kuvaja (at) hus.fi