Apurahojen hallinnointipalvelut

Säätiöiden tutkijoille myöntämiä apurahoja hallinnoidaan HYKS-instituutissa siltä osin kuin tutkija tekee tutkimusta HUSin potilailla ja/tai HUSin tiloissa tai resursseilla. HYKS-instituutti ei käsittele NIH:in, EU:n, Business Finlandin (TEKES) tai muun julkisen tutkimusrahoittajan myöntämää rahoitusta eikä myöskään hallinnoi tutkimuksia, joissa tutkimusrahoituksen on myöntänyt esimerkiksi Suomen Akatemia, ministeriö, Helsingin yliopisto tai muu julkisoikeudellinen taho.

Tutkija ja HYKS-instituutti tekevät sopimuksen apurahan hallinnoinnista. HYKS-instituutti sitoutuu hoitamaan apurahan osalta kirjanpidon ja rahaliikenteen HUSin yleiskirjeiden 22/2000 ja 9/2001 mukaisesti. HYKS-instituutti perii hallinnoimastaan apurahasta 5 %:n palvelupalkkion. Palvelupalkkion lisäksi HYKS-instituutti on velvollinen perimään apurahasta HUSin toimialalle 10 %:n yleiskustannusosuuden, joka tilitetään sille tulosyksikölle, jossa tutkimus tehdään (kts. Yleiskirje 8/2002).

Apurahan hallinnointisopimusta varten HYKS-instituutin apurahakoordinaattorille
tulee toimittaa sähköpostitse ostolaskut.hyksinstituutti[at]hus.fi:

• ulkopuolisen säätiön toimittama apurahan myöntökirje
• tutkimuksen koko nimi
• HYKS-instituutissa hallinnoitavan apurahan määrä
• toimiala, jossa tutkimus toteutetaan

Jokaisesta eri myöntäjältä saadusta apurahasta tehdään oma sopimuksensa, vaikka ne liittyisivätkin samaan tutkimukseen. Tutkijan saadessa uutta apurahaa samaan tutkimukseen samalta apurahan myöntäjältä, ei hallinnointisopimusta tarvitse uusia. Tällöin riittää tutkijan ilmoitus ja uuden myöntöpäätöksen toimittaminen HYKS-instituutin apurahakoordinaattorille (ostolaskut.hyksinstituutti[at]hus.fi). Tällöin tutkija pyytää apurahan myöntäjää siirtämään myönnetyn lisäapurahan samalle HYKS-instituutin tilille, viitteenä käytetään olemassa olevaa sopimus/projektinumeroa.

Apuraha on tutkijan henkilökohtaista rahaa, jonka käytöstä vastaa tutkija apurahan myöntäjän määrittämissä rajoissa. HYKS-instituutissa hoidetaan tutkijan projektin ostolaskujen ja muiden kulujen maksaminen. Palkatessaan tutkimushenkilökuntaa apurahalla, tutkija toimii oman tutkimusryhmänsä jäsenten työnantajana.

Apurahalla tehtävän tutkimuksen tutkimusryhmää palkattaessa HYKS-instituutti valmistelee työsopimukset tutkijan puolesta, hoitaa kirjanpidon ja tekee tulorekisteri ilmoitukset sekä avaa lakisääteiset vakuutukset. Apurahasta voidaan maksaa edelleen apurahaa tutkimuksessa työskenteleville henkilöille, jos apurahan myöntänyt taho tämän sallii.

Tutkimusryhmän vetäjän on ilmoitettava Melalle nimet ja yhteystiedot niiden apurahalla työskentelevien henkilöiden osalta, jotka eivät ole työsuhteessa tutkimusryhmän vetäjään. Tutkimusryhmässä työskentelevillä apurahansaajilla on velvollisuus hakea itse MYEL-vakuutusta Melasta.

Tutkija pääsee seuraamaan kuluja HiRo – raportointijärjestelmän kautta.

Apurahakoordinaattori vastaa apurahoihin liittyviin kysymyksiin, kuten:

• apurahan maksu tutkimusryhmän jäsenelle
• työsuhdeasiat
• palkan ja palkkioiden maksu
• tutkimuksen ostolaskut
• saldot

Lisätiedot:
apurahakoordinaattori, p. 040 626 4616, sähköposti: ostolaskut.hyksinstituutti[at]hus.fi