Förvaltningstjänster för stipendier

Stipendier som stiftelser beviljat forskare förvaltas av HUCS-institutet till den del som forskaren utför forskning på HUS patienter och/eller i HUS lokaler eller med HUS resurser. HUCS-Institutet handlägger inte finansiering som beviljats av NIH, EU, Business Finland (TEKES) eller annan offentlig forskningsfinansiär, och förvaltar inte heller studier där forskningsfinansiering har beviljats till exempel av Finlands Akademi, ministerium, Helsingfors universitet eller någon annan offentligrättslig instans.

Forskaren och HUCS-institutet ingår avtal om hur stipendiet ska förvaltas. HUCS-institutet förbinder sig att sköta bokföringen och penningtrafik i enlighet med HUS cirkulär 22/2000 och 9/2001. HUCS-institutet tar ut en serviceavgift på 5 % för stipendiet som det förvaltar. Utöver serviceavgiften är HUCS-institutet skyldigt att debitera en andel på 10 % för allmänna kostnader av stipendiet för HUS verksamhetsområde. Denna andel betalar HUCS-institutet till resultatenheten där forskningen genomförs (se Cirkulär 8/2002).

För förvaltningsavtalet gällande stipendiet ska följande sändas per e-post till stipendiesamordnaren vid HUCS-institutet, ostolaskut.hyksinstituutti[at]hus.fi:

• brev om beviljande av stipendium av extern stiftelse
• studiens fullständiga namn
• stipendiets belopp som förvaltas av HUCS-institutet
• verksamhetsområde där forskningen bedrivs

För varje stipendium som beviljas av olika instanser upprättas ett eget avtal, även om de anknyter till samma forskning. Förvaltningsavtalet behöver inte förnyas när forskare får ett nytt stipendium för samma forskning av samma instans. Då räcker det att forskaren meddelar detta och lämnar det nya beslutet om beviljande till HUCS-institutets stipendiesamordnare (ostolaskut.hyksinstituutti[at]hus.fi). Då ber forskaren stipendiegivaren att överföra det beviljade tilläggsstipendiet till samma HUCS-institutets konto, och som referens används det befintliga avtals-/projektnumret.

Ett stipendium är forskarens personliga pengar och forskaren ansvarar för användningen av stipendiet inom de gränser som stipendiegivaren angett. HUCS-institutet sköter betalning av projektets inköpsfakturor och andra kostnader. När forskaren anställer forskningspersonal med stipendiet, är forskaren arbetsgivare för medlemmarna i sin forskargrupp. Vid anställning av en forskargrupp för forskning som utförs med stipendium, förbereder HUCS-institutet anställningsavtalen för forskarens räkning, sköter bokföringen och gör anmälningar till inkomstregistret samt tecknar lagstadgade försäkringar.

Av stipendiet kan man fortfarande betala stipendium till personer som arbetar i studien, om instansen som beviljat stipendiet tillåter detta. Ledaren för forskargruppen ska meddela LPA om namn och kontaktuppgifter för de personer som arbetar med stipendiet och som inte står i ett anställningsförhållande till ledaren för forskargruppen. Stipendiater som arbetar i forskargruppen är skyldiga att själva ansöka om LFÖPL-försäkring hos Mela.

Forskaren kan följa upp utgifterna via rapporteringssystemet HiRo.

Stipendiesamordnaren svarar på frågor som gäller stipendier, såsom:

• utbetalning av stipendier till medlemmar i en forskargrupp
• anställningsfrågor
• utbetalning av löner och arvoden
• studiens inköpsfakturor
• saldon

Mer information:
stipendiesamordnare, tfn 040 626 4616, ostolaskut.hyksinstituutti[at]hus.fi