Tutkimuspalvelut

Kaikki HUSissa ulkopuolisella rahoituksella tehtävä tutkimus, joka kohdistuu HUSin potilaisiin ja/tai resursseihin, hallinnoidaan HYKS-instituutissa. 

Kaikki HUSissa ulkopuolisella rahoituksella tehtävä tutkimus, joka kohdistuu HUSin potilaisiin ja/tai resursseihin, hallinnoidaan HYKS-instituutissa. Tutkimuksen toimeksiantajan edustaja ja HYKS-instituutin toimitusjohtaja yhdessä tutkijan kanssa allekirjoittavat tutkimussopimukset.

Tutkimussopimusten ja budjettien valmisteluprosessi

Valmistelun aikajänne:

Tutkijan ja yrityksen/muun ulkopuolisen organisaation sopimustoiminnan yhteyshenkilön tulee huolehtia, että sopimusvalmisteluun on varattu riittävästi aikaa (vähintään 3 viikkoa) ennen suunniteltua sairaalan tutkimusluvan hakua ja suunniteltua tutkimuksen käynnistämistä.

Tutkimussopimuksesta ja tutkimusbudjetista sopiminen vaatii usein pitkällistä neuvottelua sekä tutkijan että toimeksiantajan kanssa. Neuvottelut käydään pääsääntöisesti sähköpostitse ja puhelimitse. Tutkimushankkeen käsittelynopeus edellyttää päätutkijan ja toimeksiantajan ripeää vastetta hanketta koskevassa kaikessa kirjeenvaihdossa ja yhteydenpidossa.

Uuden tutkimushankkeen käynnistäminen:

Toimeksiantajan tulisi tässä yhteydenotossa toimittaa sähköisenä dokumenttina suunnitteilla olevan tutkimushankkeen

  1.  tutkimusprotokolla
  2.  toimeksiantajan tutkimussopimusluonnos ja
  3.  mahdollinen tutkimusbudjettiluonnos yhdessä
  4.  mahdollisesti tarvittavan laboratoriomanuaalin kanssa.
  5. Lisäksi tilaajaorganisaation yhteyshenkilötiedot / HUS tutkijan tiedot ja
  6. hankkeen lupakäsittelyiden sen hetkinen status (eettisen toimikunnan lausunto).
  7. Uuden EU:n tietosuoja-asetuksen myötä myös potilastiedotteen toimittaminen jo tutkimuksen valmisteluvaiheessa on tärkeää.
Vastaavan tutkimuspalvelukoordinaattorin nimeäminen:

Kun edellä mainittu kirjallinen taustoitus on toimitettu HYKS-instituuttiin, nimeää tutkimuspalvelupäällikkö tiimistään (kulloisenkin vallitsevan tutkimuspalvelutiimin työtilanteen mukaan) vastuullisen tutkimuspalvelukoordinaattorin kyseiseen projektiin, ja tiedottaa tästä vastuuhenkilöstä sekä toimeksiantajaa / sponsoria että tutkimuksen tulevaa päätutkijaa.

Tutkimusprojektin käsittelyvaiheista HYKS-instituutissa:

Hankekäsittelyn aluksi tutkimuspalvelukoordinaattori sopii tutkimusryhmän kanssa ns. aloitustapaamisen, missä keskustellaan muun muassa eri tahojen (tutkija / tutkimushoitaja / HYKS-instituutti) rooleista ja vastuista, tutkimuksen aikatauluista ja tavoitteista, tutkimuksen aiheuttamista kustannuksista, tutkimusryhmän palkkioista ja tutkimussopimuksen sisällöstä. Samalla pureudutaan tutkimusprotokollan sisältöön ja tehdään siihen tarvittavia lisäselvennyksiä.

Budjetointi:

Tutkimuspalvelukoordinaattori avaa alkavalle tutkimushankkeelle HYKS instituutin sisäisen projektinumeron ja luo projektin sähköiseen Tutkijan Työpöytä -sovellukseen. Tämän jälkeen hän valmistelee tutkimusprotokollaan perustuvien tutkimuspalveluvaatimusten, saamiensa tulosyksiköiden palveluhintojen ja tutkimusryhmän kanssa sovittujen palkkioiden / palkkojen perusteella tutkimusbudjetin sovellukseen hallinnoitavaksi. Tutkimuspalvelukoordinaattori hyväksyttää muodostetun budjettiluonnoksen päätutkijalla ja sen jälkeen edelleen toimeksiantajalla/sponsorilla. Sovitut tutkimuskustannukset maksuehtoineen kirjataan tutkimussopimusluonnokseen tutkimuspalvelukoordinaattorin toimesta.

Tutkimussopimusten neuvottelu:

Tutkimuspalvelukoordinaattori käy läpi toimeksiantajan toimittaman tutkimussopimusluonnoksen yhdessä HYKS-instituutin sopimuslakimiehen kanssa. Sopimuslakimiehemme edellyttämät, HUSin sekä Suomen ja EU:n lakien ja asetusten mukaiset korjaukset ja muutokset tutkimussopimukseen neuvotellaan vastaavan tutkimuspalvelukoordinaattorin toimesta yhdessä toimeksiantajan kanssa. Kun tutkimussopimuksen kaikki yksityiskohdat on saatu täydennettyä ja hiottua kuntoon, HYKS-instituutin sopimuslakimies tekee vielä tutkimussopimuksen lopullisen tarkistuksen ennen tutkimussopimuksen allekirjoitusta. Tutkimuspalvelukoordinaattori hankkii tutkimussopimukseen sopijaosapuolten allekirjoitukset ja taltioi sopimuksen sähköiseen Tutkijan Työpöytään ao. tutkimushankkeen dokumenttien joukkoon.

HUS sairaala/tutkimuspalveluiden laskutus:

HUSin eri tulosyksiköt (HUSLAB, HUS Kuvantaminen jne.) laskuttavat HYKS-instituuttia kuukausittain tutkimuksen käyttämistä palveluista ja ko. tutkimusprojektin tutkimusryhmän tekemien HUSin sisäisen projektikirjausten pohjalta. HYKS-instituutin taloushallinto kohdistaa nämä projektikohtaiset HUS -kustannukset vastaavasti ao. tutkimusprojektille menoksi.

Toimeksiantajalaskutus:

Tutkimushankkeen sovitut aloitusmaksut laskutetaan toimeksiantajalta sopimusallekirjoitusten jälkeen. Saadut toimeksiantajan suoritukset kohdistetaan ao. tutkimusprojektille tuloksi. Tutkimuksen aikana toimeksiantajalaskutus tapahtuu useimmiten vuosineljänneksittäin toteutuneiden potilaskäyntien ja ns. lisäkulujen toteuman mukaan. Perusteet toimeksiantajalaskutukseen kerätään sähköisen Tutkijan Työpöydän kautta ja tutkimusryhmän Tutkijan Työpöydälle ilmoittamien toteutuneiden käyntien mukaisesti.

Lisätiedot:

tutkimuspalvelupäällikkö Raimo Skottman, puh. 040 660 2290, ext-raimo.skottman (at) hus.fi

Tutkimuspalvelutiimi

HYKS-instituutin tutkimuspalvelukoordinaattorit antavat tietoa ulkopuolisen tutkimusrahoituksen hallinnoinnista ja valmistelevat tutkimussopimuksia ja tutkimusbudjetteja yhteistyössä tutkijan ja tutkimuksen toimeksiantajan / rahoittajan sekä tutkimuspalvelutiimin lakimiehen kanssa.

Biomedicum

Tutkimussopimuksen valmistelu käynnistyy yleensä toimeksiantajan tai tulevan päätutkijan sähköpostiyhteydenotolla HYKS instituuttiin.

Biomedicum

Tutkimushankkeen jatkokäsittely tapahtuu nimetyn tutkimuspalvelu-koordinaattorin toimesta ja kiinteässä ohjauksessa. Nimetty tutkimuspalvelukoordinaattori toimii alkavan tutkimushankkeen HYKS-instituutti koordinoijana ja yhteyshenkilönä koko tutkimuksen keston ajan ja valvoo myös toimeksiantajalaskutuksen toteutumista.

Biomedicum

Tutkimuksen lopetus:

Tutkimushankkeen päättyessä toimeksiantajan/päätutkijan tulee toimittaa HYKS-instituutin tutkimuspalvelukoordinaattorille tutkimuksen lopetusilmoitus, jonka pohjalta tutkimuksen loppulaskutus toimeksiantajalta voidaan toteuttaa. Samalla laskutetaan mahdollinen sovittu tutkimusaineiston arkistointi.