Apurahojen hallinnointi

HUSin ohjeiden mukaan ne apurahalla tehtävät tutkimukset, joissa tutkija tekee tutkimusta HUSin potilailla ja/tai HUSin tiloissa/resursseilla, tulee hallinnoida HYKS-instituutissa. Tämä koskee ulkopuolisten säätiöiden myöntämiä apurahoja. Suomen Akatemian tai Yliopiston myöntämiä apurahoja ei hallinnoida HYKS-instituutissa.

Palvelusuhteen alussa HYKS-instituutti ja tutkija tekevät sopimuksen apurahan hallinnoinnista. HYKS-instituutti sitoutuu hoitamaan apurahan osalta kirjanpidon ja rahaliikenteen HUSin yleiskirjeiden 22/2000 ja 9/2001 mukaisesti. HYKS-instituutti on velvollinen perimään apurahasta HUSin toimialalle 10%:n yleiskustannusosuuden, jonka HYKS-instituutti tilittää sille tulosyksikölle, jossa tutkimus tehdään (kts. Yleiskirje 8/2002). HYKS-instituutti perii omasta apurahapalvelustaan 5 %:n palvelupalkkion.

Apuraha on tutkijan henkilökohtaista rahaa ja apurahan käytöstä päättää tutkija apurahan antajan myöntöpäätöksen antamissa rajoissa. Apurahalla tehtävän tutkimuksen tutkimusryhmää palkattaessa HYKS-instituutti valmistelee työsopimukset tutkijan puolesta, hoitaa kirjanpidon ja tekee lakisääteiset ilmoitukset viranomaisille. Palkatessaan tutkimushenkilökuntaa apurahalla, tutkija toimii oman tutkimusryhmän jäsenten työnantajana. Lisäksi HYKS-instituutissa hoidetaan tutkijan projektin ostolaskujen ja muiden kulujen maksaminen. Tutkija saa raportin kuluista neljännesvuosittain tai pyydettäessä.

Palvelusuhteen alussa tehtävää HYKS-instituutin ja tutkijan välistä sopimusta varten HYKS-instituutin taloussihteerille tulee toimittaa:

• Ulkopuolisen säätiön toimittama apurahan myöntökirje tutkijalle
• Apurahalla tehtävän tutkimuksen koko nimi
• HYKS-instituutissa hallinnoitavan apurahan määrä

HYKS-instituutin ja tutkijan välinen palvelusopimus on voimassa määräajan. Jos tutkija saa jatkoapurahaa samaan tutkimukseen samalta apurahan myöntäjältä, niin sopimusta ei tarvitse uusia, vaan silloin riittää tutkijan ilmoitus HYKS-instituutin apurahakoordinaattorille (ostolaskut.hyksinstituutti (at) hus.fi). Tällöin tutkija pyytää apurahan myöntäjää siirtämään myönnetyn lisäapurahan samalle HYKS-instituutin tilille, viitteenä käytetään olemassa olevaa sopimusnumeroa.

Apurahakoordinaattori vastaa apurahoihin liittyviin kysymyksiin, kuten

• apurahan maksu tutkimusryhmän jäsenelle
• työsuhdeasiat
• palkan ja palkkioiden maksu
• tutkimuksen ostolaskut
• saldot, raportit

Tarvittavia lomakkeita: henkilötieto-, palkkiolasku-, apuraha- ja matkalaskulomake

Lisätiedot:
apurahakoordinaattori, puh. 040 626 4616, ostolaskut.hyksinstituutti (at) hus.fi