Taloushallinto

HYKS-instituutin taloushallinto hoitaa tutkimusprojektien myyntilaskutuksen, ostolaskujen käsittelyn, palkkojen ja palkkioiden maksun sekä kirjanpidon.

Tutkimusprojektin talous perustuu toimeksiantajalta tutkimussopimuksen mukaisesti laskutettavaan tulorahoitukseen sekä tutkimussopimuksen mukaisten toimenpiteiden suorittamisesta aiheutuneisiin kuluihin. HYKS-instituutti hoitaa projektin kaiken rahaliikenteen; laskuttaa toimeksiantajaa ja maksaa projektille osoitetut laskut koko projektin ajalta. Taloushallinto myös tuottaa tutkijalle sähköisen raportin, josta näkee projektin saldon lisäksi projektin tuotot ja kulut tapahtumatasolla.

Vastuututkija on vastuussa tutkimusprojektin taloudesta ja talouden seurannasta sekä mahdollisten kuluylitysten kattamisesta. 

Tutkimusprojektin kulut muodostuvat HUSilta ja muilta toimittajilta tulevista laskuista sekä projektiin liittyvistä henkilöstökustannuksista.

Projektien varat on tarkoitettu vain tutkimusprojektista aiheutuvien menojen kattamiseen. Mikäli kulu ei liity projektiin, ei sitä voida tutkimusprojektin kuluna maksaa.

Tutkija tilaa tutkimusprojektin budjetin mukaiset tarvitsemansa tuotteet ja palvelut toimittajilta, noudattaen HYKS-instituutin ja HUSin hankinnoista annettuja ohjeistuksia. Laskutusosoitteeksi annetaan HYKS-instituutin laskutusosoite ja tavaran toimitusosoitteeksi tutkimuksen toimipaikan tai muu haluttu osoite.

Taloushallintotiimi käsittelee tutkimukselle saapuneet ostolaskut ja lähettää ne sähköisesti tutkimuksen vastuututkijalle hyväksyttäväksi. 

Laskutusosoite

Laskut pyydetään ensisijaisesti verkkolaskuosoitteeseen ja vain poikkeustapauksessa sähköpostitse tai paperisena.

Laskulla tulee olla merkintä projektinumerosta, jolta lasku maksetaan. 

Verkkolaskut

Verkkolaskuosoite 003708729672 
Operaattori OpusCapita Solutions Oy
Välittäjän tunnus E204503

Sähköpostitse

ostolaskut.hyksinstituutti[at]hus.fi

Paperilaskut

HYKS-instituutti Oy, PL 710, 00029 HUS

Apurahaprojekteissa tavaran ja palveluiden ostaminen ulkomailta:
pyydäthän erillisen ohjeistuksen sähköpostitse: ostolaskut.hyksinstituutti[at]hus.fi

Lisätiedot

Ostoreskontra, p. 040 626 4616, ostolaskut.hyksinstituutti[at]hus.fi

HYKS-instituutti laskuttaa tutkimusprojektin kustannukset toimeksiantajalta toimeksiantosopimuksessa sovittujen tapahtumien, hintojen sekä laskutussyklin mukaisesti. Laskutus edellyttää toimeksiantajan varmistusta protokollan mukaisten tutkimustoimien toteutumisesta. Tämän toimeksiantaja varmistaa joko omalla tutkimusmonitoroinnillaan tai laskun liitteenä HYKS-instituutista toimitettavalla käyntikirjauslistauksella. Mahdolliset tutkimuskäynteihin liittyvät lisäkustannukset (esim. tietyt kuvantamiskulut) sekä potilaiden matkakustannusten korvaukset vaativat laskulle oman liitteensä. Joissain tapauksissa toimeksiantaja vaatii laskun liitteeksi listauksen kaikista projektille toteutuneista kustannuksista. Ilman asianmukaisia liitteitä toimeksiantaja ei korvaa aiheutuneita kustannuksia. 

Lisätiedot

Myyntireskontra, p. 040 121 7533, HYKSinstituutti[at]hus.fi

Tutkija voi tarkistaa omien tutkimustensa taloustilanteet HYKS-instituutin raportointiohjelmassa (HiRo), missä näkyy tutkimuksen tuotot, kulut ja tutkimuksen saldo sekä tutkimuksen tapahtumat tutkimuksen alusta alkaen. Raportista ei näy tulevaisuuden ns. sidotut kulut kuten esim. työsopimuksen perusteella tulevaisuudessa maksettavat kuukausipalkat. Raportin lukuja on hyvä verrata budjettiin ja toteutuneisiin tutkimuskäynteihin.

Tutkimuksen toimeksiantaja toimittaa HYKS-instituutille allekirjoitetun ilmoituksen tutkimuksen päättymisestä. Jos projektille on tutkimuksen päättyessä jäänyt käyttämättömiä varoja, on tutkijan käytettävä se mahdollisimman pian, viimeistään kahden vuoden kuluessa tutkimuksen päättymisestä. Jäljelle jääneet varat käytetään tutkimuksen viimeistelykustannuksiin, raha nostetaan palkkiona / palkkana tai jos sitä käytetään muuhun kuin palkanmaksuun tai muihin budjetoituihin kuluihin, tulee siitä tehdä esitys sähköpostilla HYKS-instituutti Oy:n toimitusjohtaja Juha Aarvalalle, ext-juha.aarvala[at]hus.fi.

Tutkimusprojektin vastuututkija vastaa projektin taloudesta ja näin ollen myös projektin talousseurannasta. Talousseurantaa tehdessä on hyvä huomata HUSin laskutuksen viive, jonka vuoksi edellisen kuukauden tapahtumien (mm. käyntien ja palkkakustannusten) laskutukset eivät ehdit HYKS-instituutin kirjanpitoon toteumakuukautena, vaan ne näkyvät vasta seuraavan kuukauden tapahtumissa. 

Lisätiedot

Talouspäällikkö Minna Aromäki, p. 050 359 6940, ext-minna.aromaki[at]hus.fi 

HYKS-instituutti on yksityinen työnantaja ja sen työsuhteissa noudatetaan Terveyspalvelualan työehtosopimusta. Tutkimusprojekteissa työskentelevien tutkijoiden työnantajana toimii HYKS-instituutti. HUSissa palvelussuhteessa olevat tutkijat saavat automaattisesti sivutoimiluvan tutkimuslupaa myönnettäessä. Tutkijoiden esihenkilönä toimii tutkimusprojektin vastuututkija tai hänen oman työsuhteensa osalta HYKS-instituutin toimitusjohtaja. Työsopimukset valmistelee henkilöstösihteeri.

Päätutkijan tulee toimittaa henkilöstösihteerille palkansaajasta seuraavat tiedot / dokumentit:

• täytetty henkilötietolomake 
• tehtävänimike 
• työsuhteen pituus 
• työsuhdetta vastaava 100 % palkka ja kyseisen työsuhteen prosenttimäärä (esim. 50 %) 
• verokortti 
• HYKS-Instituutin projektinumero, mistä palkka maksetaan 
• lomaoikeuden määrittämistä varten kopiot työntekijän työtodistuksista ja tutkinnoista

Palkat ja palkkiot perustuvat tutkimusprojektin budjettiin. Maksettavan palkan tai palkkion lisäksi maksetaan työnantajan lakisääteiset henkilösivukulut 26 % tai lomakorvaukset sisältävien palkkojen osalta 42 %.

Kaikki poissaolot tulee ilmoittaa heti sekä esimiehelle että HYKS-instituutin henkilöstösihteerille.

Tutkimusprojektissa tarvittavan tutkimusta avustavan henkilöstön (kuten tutkimushoitaja, laboratorionhoitaja tai tutkimuskoordinaattori) työnantajana toimii HUS.

HUS maksaa työntekijöiden palkat ja laskuttaa ne kuukausittain jälkikäteen HYKS-instituutin tutkimusprojekteilta.

Projektin varojen tulee kattaa kaikki työsuhteesta aiheutuvat kulut, mukaan lukien lomakorvaukset, loma-ajan palkat, työnantajan sivukulut sekä HUSin hallintokululisä (työntekijän palkka + 42 %).

Työsuhteen kesto ja siitä aiheutuvat kulut eivät voi ylittää projektin kestoa tai budjetoituja kuluja. 

Useimmissa tutkimusprojekteissa (ei apurahaprojektit) on mahdollisuus käyttää Tutkijan työpöytä -sovelluksen sähköistä palkkiolasku -lomaketta. Joissakin tutkimusprojekteissa palkkioiden maksu voidaan automatisoida, kun käytössä on käyntiperusteinen sähköinen budjetti. 

Tutkija sopii suoraan tutkimusryhmän jäsenten kanssa maksettavat palkkiot HYKS-instituutin kanssa tehdyn budjetin rajoissa.  

Palkkiot, joita ei voi hakea Tutkijan työpöydän kautta, tulee toimittaa päätutkijan allekirjoituksen ja verokortin kanssa henkilöstösihteerille. HYKS-instituutti ei saa verottajalta suoraan verokorttitiedostoja, joten verokortti tulee toimittaa itse. Lomakkeet tulee myös olla henkilöstösihteerillä 2 viikkoa ennen haluttua maksupäivää:
palkat.hyksinstituutti[at]hus.fi tai HYKS-instituutti palkat, PL 710, 00029 HUS.

Apurahaprojekteissa palkkion maksulomake ja verokortti tulee toimittaa ostoreskontraan: 
ostolaskut.hyksinstituutti[at]hus.fi 
tai PL 710, 00029 HUS

Palkkiot maksetaan 2 kertaa kuukaudessa; kuukauden 15. ja viimeinen arkipäivä. 

Palkkion maksu Tutkijan työpöytä -sovelluksen kautta

Lisätiedot

Henkilöstösihteeri, p. 040 570 4379, palkat.hyksinstituutti[at]hus.fi 

HYKS-instituutti on vakuuttanut työntekijänsä työtapaturmien ja ammattitautien varalta If Vahinkovakuutus yhtiössä.

Vahingon sattuessa ilmoita asiasta mahdollisimman nopeasti HYKS-instituuttiin ja pyydä vakuutustodistus. Esitä todistus hoitolaitoksessa niin saat tapaturman aiheuttaman sairaanhoidon maksutta.

Työntekijöiden lakisääteisten työeläke-, tapaturma-, työttömyys- ja ryhmähenkivakuutusten lisäksi HYKS-instituutilla on työntekijöille matkavakuutus, joka on voimassa työmatkoilla.

Ulkomaille suuntautuvia työmatkoja varten talouspäälliköltä voi pyytää lainaan vakuutuskortin, jolla on mahdollista saada akuuttia sairaanhoitoa tietyissä vakuutusyhtiön hyväksymissä hoitolaitoksissa.

Yhtiöllä on myös tarvittava potilasvahinkovakuutus ja toiminnan vastuuvakuutus. 

HYKS-instituutin työtapaturma- ja ammattitautiasiat hoitaa

Henkilöstösihteeri, p. 040 570 4379, palkat.hyksinstituutti[at]hus.fi 

Lomakkeet löytyvät sivuston Palvelut-sivun alasivulta: Lomakkeet.