Forskningstjänster

Forskaren och kontaktpersonen för företaget/för avtalsverksamhet vid någon annan utomstående organisation ska se till att tillräckligt med tid (i allmänhet 1–3 månader) har reserverats för beredningen av avtalet före planerad ansökan om forskningstillstånd för sjukhuset och innan den planerade forskningen påbörjas.

En överenskommelse om forskningsavtal och forskningsbudget kräver ofta långa förhandlingar med både forskaren och uppdragsgivaren. Förhandlingarna förs huvudsakligen per e-post och telefon. En snabb handläggning av ett forskningsprojekt kräver att huvudforskaren och uppdragsgivaren svarar i rask takt på all korrespondens och alla kontakter som gäller projektet.

Beredningen av forskningsavtal inleds i allmänhet när uppdragsgivaren eller den kommande huvudforskaren tar kontakt med HUCS-institutet. Chefen för forskningstjänster sammanställer relevanta bakgrundsuppgifter och dokumentbilagor som behövs för forskningsavtalet och budgeten samt utser en samordnare av forskningstjänster för forskningen.

För det planerade forskningsprojektet ska uppdragsgivaren skicka i elektroniskt format:

• forskningsprotokoll
• uppdragsgivarens utkast till forskningsavtal
• eventuellt utkast till forskningsbudget tillsammans med en laboratoriehandbok som kan behövas
• uppgifter för beställarorganisationens kontaktperson/HUS forskare
• aktuell status för handläggning av tillstånd för projektet (utlåtande från etiska kommittén)
• i och med EU:s nya dataskyddsförordning är det viktigt att ett patientmeddelande sänds redan i beredningsskedet av forskningen

I början av handläggningen av projektet kommer samordnaren av forskningstjänsten överens om ett inledande möte med forskargruppen. Vid mötet diskuteras olika parters roller och ansvarsområden (forskare/forskningsskötare/HUCS-institutet), tidsplaner för forskningen, mål, kostnader, forskargruppens arvoden och forskningsavtalets innehåll. Samtidigt tar man itu med innehållet i forskningsprotokollet och kompletterar med nödvändiga förtydliganden.

Samordnaren för forskningstjänsten ger HUCS-institutets interna projektnummer till forskningsprojektet som ska påbörjas och skapar projektet i den elektroniska applikationen Forskarens Arbetsbord.

Därefter bereder samordnaren en forskningsbudget på Forskarens Arbetsbord på basis av resultatenheternas tjänstepriser som grundas på forskningsprotokollet samt arvoden/löner som överenskommits med forskargruppen.

Samordnaren för forskningstjänsten låter huvudforskaren och därefter uppdragsgivaren/sponsorn godkänna budgetutkastet. De överenskomna forskningskostnaderna, inklusive betalningsvillkor, antecknas i utkastet till forskningsavtal.

Samordnaren för forskningstjänsten håller avtalsförhandlingar med uppdragsgivaren gällande det föreslagna forskningsavtalet, vid behov med hjälp av en avtalsjurist från HUCS-institutet. Som ett resultat av avtalsförhandlingarna skapas ett undertecknat forskningsavtal som utöver en forskningsplan innehåller studiens slutliga budget samt villkor för fakturering av uppdragsgivaren.

Egentliga avtalsparter i forskningsavtalet är alltid uppdragsgivaren och HUCS-institutet. Även projektets ansvariga forskare (huvudforskare, PI) undertecknar forskningsavtalet. På så sätt säkerställer man alla parters engagemang i ansvar och skyldigheter i studien.

Det forskningsavtal som HUCS-institutet har förhandlat fram behövs också för ansökan om HUS slutliga forskningstillstånd. Vid planering av ny forskning ansvarar forskaren för att preliminärt utreda tillgången till HUS forskningsskötarresurser och HUS specialtjänster (t.ex. patologi- och bilddiagnostiktjänster) som behövs under studien. I ansökan om forskningstillstånd meddelar ansvarig forskare om användning av nödvändiga HUS-tjänster.

De överenskomna inledningsavgifterna för forskningsprojekt faktureras uppdragsgivaren när avtalet har undertecknats. Under forskningen faktureras uppdragsgivaren oftast kvartalsvis enligt förverkligade patientbesök och utfallet av eventuella tilläggskostnader. Grunderna för faktureringen av uppdragsgivaren samlas genom det elektroniska Forskarens Arbetsbord och enligt det antal förverkligade besök som forskargruppen uppgett på Forskarens Arbetsbord.

Mer information:

Den ansvariga forskaren ska omedelbart underrätta forskningsprojektets samordnare av forskningstjänsten om forskningen har avbrutits eller avslutats. När samordnaren av forskningstjänsten har fått information om att forskningsprojektet avslutats börjar hen förbereda slutfakturan för projektet. När projektets slutfaktura har upprättats, placeras en * framför projektnamnet. Därmed vet man att forskningsprojektet har fakturerats färdigt, och det kommer inga fler intäkter till projektet.

När meddelandet om avslutat projekt har kommit, är ansvarig forskare skyldig att utan dröjsmål kontrollera att även de sista anteckningarna på Forskarens arbetsbord är i sin ordning, så att den slutliga faktureringen av projektet kan utföras på vederbörligt sätt. De sista anteckningarna ska göras utan dröjsmål, eftersom uppdragsgivare ofta stänger centralerna snabbt i sina egna system.

Efter stängningen av forskningscentralen betalar uppdragsgivarna inte längre kostnader för forskningsprojektet, även om kostnaderna har skulle ha uppstått under projektet. När forskningsprojektet tar slut avslutas också all dataöverföring av forskningsmaterialet till uppdragsgivaren. Ett projekt avslutas i den ekonomiska förvaltningen när projektets saldo är noll.

När forskningsprojektet avslutas arkiveras forskningsmaterialet. Vissa uppdragsgivare sköter arkiveringen själva, medan andra skaffar den av HUCS-institutet som en del av forskningsprojektet. Då står den ansvariga forskaren för paketering av materialet som arkiveras och beställning av leverans av arkiveringsföretaget som HUCS-institutet använder.

En kopia av materialförteckningen skickas till . HUCS-institutet fakturerar uppdragsgivaren för arkiveringskostnaderna och sköter arkiveringskostnaderna under hela den lagstadgade lagringstiden för material (kliniska läkemedelsprövningar 15-25 år och prövningar av medicintekniska produkter 5–15 år). Mer detaljerade anvisningar om arkivering: Arkivering.